Constitution - Cobras

d) Le terme acte de société signifie l’acte de société R.S.O. 1980, Chapitre 89, et n’importe quel statut s’amendant ou statué dans la substitution, et cela, de temps en temps.

e) Les documents incluent les actes, les emprunts, les charges, les transports, les transferts et les attributions de propriétés, réelles ou personnelles, immobiles ou mobiles, accords, libérations, réceptions et renvois pour le paiement d’argent ou d’autres obligations, transports, transferts et attribution de parts, obligations ou d’autres titres de placement et de toutes les écritures.

f) L’exécutif signifie le conseil d’administration de l’organisation.

g) Généralement, tous les termes définis dans l’acte de société ont la même signification conformément à la loi et à tout autre règlement de l’organisation.

Article III – Siège social

Le siège social de l’organisation doit être dans le district 3, dans la province de l’Ontario, et à tout autre endroit déterminé par l’exécutif selon les besoins.

Article IV - Objectifs

a) Promouvoir, organiser et enseigner le hockey.

b) Fournir un maximum d’opportunités sans discrimination.

c) Développer des amitiés et une bonne conduite sportive.

d) Développer des habiletés mentales et physiques.

Article V - Adhésion

a) Membres

Les parents (les deux), tuteurs du joueur et les responsables d’équipe deviennent membres de l’organisation lors de la signature du certificat d’enregistrement et demeurent membres aussi longtemps que les frais annuels (mis en place par l’exécutif et par chaque équipe) sont payés avant le début de la saison. Si un membre ne rencontre pas ces exigences, il peut être expulsé de l’organisation. Toute personne siégeant sur l’exécutif est membre.

b) Responsabilités des membres

Les membres ne seront pas à ce titre tenus responsables d’aucun acte, défaut, obligation ou responsabilité de l’organisation ou pour aucun engagement, revendication, paiement, perte, blessure, transaction, question ou autre se rapportant à ou en rapport avec l’organisation.

Article VI - Limites

L’organisation aura juridiction sur les joueurs compétitifs de niveaux AA et A dans tout le district 3 tel que défini par le Ottawa District Hockey Association, ci-après appelé l’ODHA et par le Ottawa District Minor Hockey Association, ci-après appelé l’ODMHA.

Article VII – Comité exécutif

a) Les affaires de l’organisation seront accomplies par l’exécutif qui agira conformément à cette constitution selon les lois et les règlements qui seront, selon les besoins, statués par l’organisation. Pour toutes les décisions, le comité exécutif doit suivre les politiques de l’ODMHA, du District 3, de l’ODHA et de Hockey Canada. Dans tous les cas impliquant des règlements de jeu, l’association des Cobras suivra les lois et règlements de la ligue dans laquelle évolue l’équipe.

b) Le comité exécutif aura le pouvoir d’appliquer n’importe quel changement à la constitution à n’importe quel temps du moment que ces changements soient approuvés par une majorité de 2/3 des membres ayant droit de vote lors de la prochaine assemblée annuelle. Tout amendement soumis lors de l’assemblée annuelle par un membre de l’association des Cobras est sujet à l’approbation de 80% de l’assistance à l’AGM à moins que le secrétaire reçoive un préavis écrit à l’amendement au moins une semaine avant l’AGM. Si ce préavis écrit est reçu, une approbation de 2/3 est requise.

c) Chaque membre du comité exécutif a un (1) vote.

d) L’exécutif sera formé de:

i) président

ii) directeurs (10)

e) Le président sera élu par l’exécutif des Cobras de l’Est ontarien lors de l’assemblée annuelle, pour un mandat de deux ans.

f) La position de directeur est un mandat de deux ans. Cinq directeurs seront élus lors des années paires et les autres cinq directeurs seront élus lors des années impaires (positions à être déterminées).

g) Chaque directeur nommé à combler une position vacante devra être élu lors de la prochaine assemblée générale. Les directeurs ayant reçus le plus grand nombre de votes seront élus pour un terme de deux ans, si applicable.

h) Avant l’AGM et après consultation avec les équipes, le comité exécutif décidera dans quelle ligue AA ou A, l’atome majeur, le peewee mineur et le peewee majeur joueront la saison prochaine.

Article VIII – Assemblée annuelle

a) L’assemblée annuelle des membres sera tenue chaque année au plus tard le 15 juin, suite à la fin de la saison d’hockey en cours, à un temps, un lieu et une date déterminés par le président. Un préavis du temps, du lieu et de la date de l’assemblé annuelle doit être affiché et publié au moins 14 jours avant l’événement.

b) L’ordre d’affaires de l’assemblée annuelle sera:

1) Approbation de l’agenda

2) Minutes de la dernière réunion

3) Rapport du président

4) Correspondance

5) Rapport du trésorier

6) Période de questions

7) Amendements à la constitution

8) Ajournement

9) Ouverture des élections

10) Élection de l’exécutif

11) Ajournement

Article IX - Réunions

Les réunions de l’exécutif seront tenues mensuellement à n’importe quel temps et lieu tels que désignés par le président. À la demande écrite de quatre (4) membres ou plus, le président pourra convoquer une rencontre extraordinaire à l’intérieur de deux (2) semaines. Un préavis d’une réunion régulière ou extraordinaire doit être donné par le secrétaire à chaque membre au moins cinq (5) jours avant la rencontre. Le quorum pour toute transaction d’affaire lors d’une réunion de l’exécutif sera composé de six (6) membres de l’exécutif dont un (1) devra être le président ou son délégué.

Article X – Responsabilités de l’exécutif

a) Président

Les tâches du président ne se limitent pas à la liste ci-bas. Nous devons voir son rôle comme celui d’un président d’une ligue avec juridiction sur toute l’organisation. Le président:

i) préside toutes les réunions,

ii) signe comme représentant de l’organisation,

iii) représente l’organisation au district et à la ligue,

iv) peut discipliner une équipe, les responsables d’équipe, les joueurs, les parents et les membres de l’exécutif mais sa décision devra être justifiée lors de la prochaine réunion,

v) exerce toute responsabilité et pouvoirs de l’exécutif lorsqu’il lui est impossible d’obtenir le vote de son exécutif lors d’une situation d’urgence.

vi) nomme les différentes responsabilités entre les directeurs de l’exécutif,

viii) délègue les responsabilités aux directeurs du comité exécutif

b) Directeurs

Les directeurs devront se partager les responsabilités déléguées par le président :

i) Vice-président

Durant l’absence ou l’incapacité d’agir en tant que président, les responsabilités de ce dernier peuvent être exercées par le vice-président. Le vice-président doit aussi assumer d’autres responsabilités, prescrites par le président ou découlant de son mandat. Sans limiter la généralité du précédent, le vice-président aura les pouvoirs du président en son absence.

ii) Le trésorier doit:

1) garder des comptes complets et exacts de toutes les recettes et les déboursements de l’organisation dans les livres appropriés et doit, en temps et lieu, déposer toutes les sommes d’argent au nom et au crédit de l’organisation dans une institution bancaire désignée par l’exécutif;

2. soumettre à l’exécutif un rapport mensuel des finances de l’organisation;

3. payer tous les comptes par chèque. Tous les chèques doivent être signées par le trésorier et par le président ou autre membre désigné par le président;

4. préparer un budget avec les dépenses anticipées pour la prochaine saison et le présenter à l’exécutif pour son approbation;

5. présenter à l’assemblée générale un rapport écrit au sujet des opérations financières de l’organisation pour la saison en cours.

6. Les états financiers devront être revus par la personne responsable du district 3.

iii) Secrétaire

Le secrétaire doit assister à toutes les réunions de l’exécutif et à l’assemblée générale de l’organisation pour noter les faits et minutes des procédures et discussions dans les dossiers appropriés. Il devra être responsable des dossiers, papiers, correspondance et documentation appartenant à l’organisation et acquitter les responsabilités assignées par le président.

iv) Responsable de la glace

Le responsable de la glace doit assister au nom de l’organisation à toutes les réunions concernant la distribution du temps de glace et doit assigner la glace aux équipes de l’organisation sur une base équitable et aussi s’occuper de tout ce qui concerne l’assignation de la glace avec la gérance des équipes. Il doit aussi s’acquitter des autres responsabilités qui lui sont assignées par le président

v) Directeur responsable des arbitres

Le directeur responsable des arbitres aura les responsabilités suivantes:

1) travailler avec l’arbitre en chef des associations du district 3 pour identifier et développer les arbitres ayant les habilités et compétences pour arbitrer des parties de niveau AA;

2) aider l’arbitre en chef du district 3 à développer une liste d’arbitres pour le AA

3) tenir une liste à jour, trouver et administrer les suspensions des joueurs des Cobras en consultation avec la personne responsable du District 3

4) être une personne-ressource pour les officiels des équipes des Cobras pour leur aider à comprendre les règlements et les suspensions

vi) Registraire

Le registraire est responsable de l’enregistrement pour l’organisation et des autres responsabilités assignées par le président.

vii) Directeur de santé et sécurité

Le directeur de santé et sécurité est responsable de gérer les risques et de promouvoir un environnement sain pour tous les membres de l’association des Cobras. Ses responsabilités comprennent:

1. Implanter et gérer un programme de santé et sécurité qui se conforme aux directives du comité de santé et sécurité de l’ODMHA;

2. Travailler régulièrement en liaison avec les tous les soigneurs en matière de sécurité;

3. Initier annuellement la procédure de vérification des antécédents criminels pour tous les membres du comité exécutif ainsi que pour tous les responsables d’équipe.

4. Coordonner les enquêtes relatives aux abus et aux harcèlements ainsi qu’à tout ce qui concerne la santé et la sécurité. Il est recommandé que le directeur de santé et sécurité suive sa certification de soigneur durant son mandat.

viii) Directeur des relations publiques et webmaster

Le directeur des relations publiques est un lien entre l’association de hockey mineur des Cobras AA de l’Est ontarien et les médias locaux et assumer toute autre responsabilité assignée par le président. Le webmaster doit maintenir et mettre à date le site web tel que demandé par le président.

ix) Responsable de l’équipement

Le responsable de l’équipement doit trouver des soumissions pour les vêtements des Cobras et partager ses découvertes au comité exécutif et aux équipes des Cobras ainsi que s’acquitter des autres responsabilités assignées par le président.

x) Coordonnateur des événements spéciaux

Le coordonnateur des événements spéciaux doit:

1) planifier, organiser et superviser l’exécution des projets et des événements spéciaux;

2) former et superviser les sous-comités des projets et des événements spéciaux et

3) présenter un rapport des projets et événements spéciaux à chacune des réunions régulières de l’exécutif.

xi) En plus de leurs responsabilités, certains directeurs peuvent être tenus d’exécuter une autre responsabilité telle qu’agir en tant que représentant de l’association. Le représentant de l’association agira en tant que liaison entre l’association des Cobras et les autres associations d’hockey mineur du district 3. Un directeur sera assigné pour agir en tant que liaison avec chacune des associations. Le président peut aussi assigner d’autres responsabilités aux directeurs.

Article XI - Protection de l’exécutif

Aucun membre de l’exécutif de l’organisation n’est tenu responsable pour les actions, réceptions, négligences ou les défauts d’un autre membre de l’exécutif pour avoir participé à n’importe quelle action pour la conformité ou pour n’importe quelle perte, dommage ou frais associés à l’organisation découlant d’une insuffisance ou d’un manque de titre de n’importe quelle propriété acquise par l’organisation ou pour l’insuffisance de n’importe quelle sécurité dans ou pour laquelle n’importe quel argent de l’organisation sera placé ou investi ou pour n’importe quelle perte ou dommage émanant de la décadence, insolvabilité ou acte tortueux de n’importe quelle personne, firme ou société avec qui des argents, sécurités ou effets seront logés ou déposés ou pour toute autre perte, dommage ou malchance pouvant arriver dans l’exécution des responsabilités assignées à moins que cela n’arrive par son propre acte injustifié ou par sa propre négligence

Article XII – Comité de discipline interne (Internal Discipline Committee)

Le comité de discipline interne est constitué du vice-président et de quatre directeurs. Le comité de discipline entendra toutes les causes et recommandera des actions à prendre à l’exécutif. Dans les cas où une personne aura été disciplinée ou suspendue, cette personne pourra faire appel au président du district 3 à l’intérieur de quarante-huit (48) heures, et ce par écrit, notant les raisons de son appel. Le président décidera d’une date pour entendre l’appel et pourra temporairement suspendre la décision de l’exécutif jusqu’à ce qu’une rencontre soit tenue. Le coût d’un appel auprès du président du district 3 est de 150$.

Article XIII – Comité de sélection des entraîneurs

L’exécutif doit établir un comité de sélection des entraîneurs pour chaque saison d’hockey. Le comité sera présidé par le président ou par son délégué. Ce comité sera responsable des entrevues avec les postulants, du choix des positions d’entraîneurs à l’intérieur de l’organisation et de soumettre ses recommandations à l’exécutif. Tous les responsables d’équipe doivent recevoir l’approbation de l’exécutif.

Article XIV – Année fiscale

L’année fiscale de l’organisation se termine le 30 avril de chaque année.

Article XV – Lois, règles et règlements

a) Les joueurs doivent être inscrits et avoir payé les frais prescrits avant de pouvoir jouer. Les frais seront payables en 3 versements : le 1^er octobre, 1^er novembre et 1^er décembre de l’année en cours. Le premier versement pour les joueurs du midget majeur est dû lors de l’enregistrement de l’équipe. Le premier versement est non-remboursable. Les joueurs pour qui les frais d’inscription ne seront pas payés à la date mentionnée ne pourront pas participer aux parties, aux pratiques ou aux activités d’équipe.

b) Les frais d’inscription seront déterminés par l’exécutif. Dans des cas exceptionnels, comme une blessure sérieuse pour un joueur, le comité des Cobras peut autoriser un remboursement au prorata qui sera payé du compte de l’association.

c) N’importe quelle famille avec un joueur qui abandonne l’organisation des Cobras avant d’avoir compléter les paiements requis pour la saison complète sera tenu de payer 100 pour cent des frais de la saison pour tous les joueurs de la famille dans les années ultérieures avant le début de la saison régulière s’ils veulent jouer pour les Cobras. Les frais seront non-remboursables. Cette condition peut être dérogée dans des circonstances exceptionnelles si approuvée par le comité exécutif.

d) Une preuve d’âge devra être présentés lors de l’inscription. N’importe quel joueur reconnu être au-dessus de l’âge permis dans la catégorie dans laquelle il évolue sera automatiquement suspendu.

e) Toute équipe utilisant délibérément un joueur illégal verra son entraîneur suspendu jusqu’à une rencontre officielle.

f) L’organisation recommande fortement que les vestiaires soient nettoyés après chaque activité.

g) Tous les joueurs et gardiens de but doivent porter un équipement de protection tel que stipulé par Hockey Canada.

h) Aucun joueur ne peut embarquer sur la glace pendant que la surfaceuse (Zamboni) y est.

i) Tout incident avec un joueur dont la conduite est trouvée préjudiciable au hockey sur ou hors de la glace doit être mentionné au président par son entraîneur.

j) N’importe quel joueur ou responsable d’équipe avec en sa possession ou sous l’influence d’un stupéfiant ou sous l’influence d’alcool et dont les actions sont préjudiciables à cette organisation et au hockey mineur sera suspendu et sujet à une audition formelle organisée par ce comité.

k) L’organisation s’attend à ce que tout parent inscrivant son enfant à une saison de hockey coopère avec l’organisation.

l) N’importe quel joueur inscrit avec l’organisation et qui est trouvé coupable de volontairement falsifier une information sur l’inscription sera suspendu.

m) Les camps d’essai de l’organisation commencera au temps et au lieu décidés par le comité exécutif.

n) Toutes les pénalités majeures et les éjections de la partie doivent être annoncés au responsable à l’intérieur de vingt-quatre (24) heures.

o) Toutes les activités de levée de fonds doivent être approuvées par le comité exécutif.

p) Un joueur ne peut pas recevoir de ses commanditaires un montant supérieur à ses frais d’inscription et l’équipe ne peut pas avoir des revenus de commanditaires plus élevés que le montant total de frais d’inscription de son équipe.

q) Les équipes ne peuvent pas acheter des manteaux et/ou casquettes autres que ceux approuvés par le comité exécutif.

r) Les entraîneurs sont responsables de s’assurer que les règles et règlements soient suivis par les joueurs et par les responsables de l’équipe.

s) Les équipes de l’organisation ne peuvent pas utiliser un joueur affilié sans le consentement de son entraîneur.

t) C’est la responsabilité de l’entraîneur de s’assurer que chaque joueur joue à son tour régulier sur son équipe.

u) Le comité exécutif peut augmenter la suspension d’un joueur, d’une équipe ou d’un responsable d’équipe.

v) Le president déterminera si un membre est en conflit d’intérêt.

w) Toute dépense de plus de 300$ doit être approuvée par le comité exécutif avant le paiement de la dite somme.

x) À moins de se voir allouer une permission d’absence par le président, n’importe quel membre de l’exécutif qui s’absente pour deux (2) réunions consécutives du comité exécutif dans lequel il est membre peut voir sa position déclarée vacante par le comité exécutif.

y) Le comité exécutif peut combler toute position vacante jusqu’à la prochaine assemblée générale, moment où le directeur fait face à une élection.

z) Les membres de l’exécutif ne sont pas rémunérés à moins qu’une dépense raisonnable encourue par lui dans la performance de ses fonctions pour l’organisation soit jugée nécessaire.

aa) Aucun entraîneur ayant un enfant sur l’équipe Midget AA ne pourra être entraîneur de cette équipe à moins de circonstances atténuantes et seulement avec l’approbation de 90% du comité.

ab) Aucun entraîneur ne pourra être entraîneur pour plus de deux (2) années consécutives à moins de circonstances atténuantes et seulement avec l’approbation de 90% du comité.

ac) Les allocations pour les dépenses des entraîneurs seront (par équipe) :

- niveau atome: $2000

- niveau pee wee: $2500

- niveau bantam: $3000

- niveau midget: $3000

ad) Le livret des profils pour les besoins de levée de fonds sera exclusivement pour le niveau midget.

ae) Tout argent de commandite remis à l’association des Cobras ne sera remboursés sous aucune circonstance.

af) Lors de la formation de l’équipe (liste d’équipe officielle) le premier paiement doit être acquitté avant de pouvoir jouer. Ce paiement représente un tiers du montant total de l’inscription. Ce montant est non-remboursable.

Mise à jour avec les changements de l’AGM des Cobras

28 avril, 2009