Constitution - Cobras
Dernières modifications: avril 2006
Table des matières
Article I -
Nom
Article II -
Interprétation
Article III –
Siège social
Article IV -
Objectifs
Article V -
Adhésion
Article VI -
Limites
Article VII
– Comité exécutif
Article VIII
– Assemblée annuelle
Article IX -
Réunions
Article X –
Responsabilités de l’exécutif
Article XI -
Protection de l’exécutif
Article XII
– Comité de discipline interne (Internal Discipline Committee IDC)
Article XIII
– Comité de sélection des entraîneurs
Article XIV
– Année fiscale
Article XV –
Lois, règles et règlements
Article I - Nom
Cette organisation est connue sous le nom de l’association
de hockey mineur des Cobras de l’Est ontarien.
Article II - Interprétation
a) L’utilisation du singulier sous-entend aussi le
pluriel.
b) L’utilisation du masculine sous-entend aussi le féminin.
c) Le terme organisation signifie l’association de
hockey mineur des Cobras de l’Est ontarien.
d) Le terme acte de société signifie l’acte de société
R.S.O. 1980, Chapitre 89, et n’importe quel statut s’amendant ou statué dans la
substitution, et cela, de temps en
temps.
e) Les documents incluent les actes, les emprunts, les
charges, les transports, les transferts et les attributions de propriétés,
réelles ou personnelles, immobiles ou mobiles, accords, libérations, réceptions
et renvois pour le paiement d’argent ou d’autres obligations, transports,
transferts et attribution de parts, obligations ou d’autres titres de placement
et de toutes les écritures.
f) L’exécutif signifie le conseil d’administration de
l’organisation.
g) Généralement, tous les termes définis dans l’acte
de société ont la même signification conformément à la loi et à tout autre
règlement de l’organisation.
Article III – Siège social
Le siège social de l’organisation doit être dans le
district 3, dans la province de l’Ontario, et à tout autre endroit déterminé
par l’exécutif selon les besoins.
Article IV - Objectifs
a) Promouvoir,
organiser et enseigner le hockey.
b) Fournir un
maximum d’opportunités sans discrimination.
c) Développer
des amitiés et une bonne conduite sportive.
d) Développer
des habiletés mentales et physiques.
Article V - Adhésion
a) Membres
Les parents (les deux), tuteurs du joueur et les
responsables d’équipe deviennent membres de l’organisation lors de la signature
du certificat d’enregistrement et demeurent membres aussi longtemps que les
frais annuels (mis en place par l’exécutif et par chaque équipe) sont payés
avant le début de la saison. Si un membre ne rencontre pas ces exigences, il
peut être expulsé de l’organisation. Toute personne siégeant sur l’exécutif est
membre.
b) Responsabilités des membres
Les membres ne seront pas à ce titre tenus
responsables d’aucun acte, défaut, obligation ou responsabilité de
l’organisation ou pour aucun engagement, revendication, paiement, perte,
blessure, transaction, question ou autre se rapportant à ou en rapport avec
l’organisation.
Article VI - Limites
L’organisation aura juridiction sur les joueurs
compétitifs de niveaux AA et A dans tout le district 3 tel que défini par le Ottawa
District Hockey Association, ci-après appelé l’ODHA et par le Ottawa District
Minor Hockey Association, ci-après appelé l’ODMHA.
Article VII – Comité
exécutif
a) Les affaires de l’organisation seront accomplies
par l’exécutif qui agira conformément à cette constitution selon les lois et
les règlements qui seront, selon les besoins, statués par l’organisation. Pour
toutes les décisions, le comité exécutif doit suivre les politiques de l’ODMHA,
du District 3, de l’ODHA et de Hockey Canada. Dans tous les cas impliquant des
règlements de jeu, l’association des Cobras suivra les lois et règlements de la
ligue dans laquelle évolue l’équipe.
b) Le comité exécutif aura le pouvoir d’appliquer
n’importe quel changement à la constitution à n’importe quel temps du moment
que ces changements soient approuvés par une majorité de 2/3 des membres ayant
droit de vote lors de la prochaine assemblée annuelle. Tout amendement soumis
lors de l’assemblée annuelle par un membre de l’association des Cobras est
sujet à l’approbation de 80% de l’assistance à l’AGM à moins que le secrétaire
reçoive un préavis écrit à l’amendement au moins une semaine avant l’AGM. Si ce préavis écrit est reçu, une approbation
de 2/3 est requise.
c) Chaque membre du comité exécutif a un (1) vote.
d) L’exécutif sera formé de:
i) président
ii) directeurs (10)
e) Le président sera élu par l’exécutif des Cobras de
l’Est ontarien lors de l’assemblée annuelle, pour un mandat de deux ans.
f) La position de directeur est un mandat de deux ans.
Cinq directeurs seront élus lors des années paires et les autres cinq
directeurs seront élus lors des années impaires (positions à être déterminées).
g) Chaque directeur nommé à combler une position
vacante devra être élu lors de la prochaine assemblée générale. Les directeurs
ayant reçus le plus grand nombre de votes seront élus pour un terme de deux
ans, si applicable.
Article VIII – Assemblée
annuelle
a) L’assemblée annuelle des membres sera tenue chaque
année au plus tard le 15 juin, suite à la fin de la saison d’hockey en cours, à
un temps, un lieu et une date déterminés par le président. Un préavis du temps,
du lieu et de la date de l’assemblé annuelle doit être affiché et publié au
moins 14 jours avant l’événement.
b) L’ordre
d’affaires de l’assemblée annuelle sera:
1) Approbation de l’agenda
2) Minutes de la dernière réunion
3) Rapport du président
4) Correspondance
5) Rapport du trésorier
6) Période de questions
7) Amendements à la constitution
8) Ajournement
9) Ouverture des élections
10) Élection de l’exécutif
11) Ajournement
Article IX - Réunions
Les réunions de l’exécutif seront tenues mensuellement
à n’importe quel temps et lieu tels que désignés par le président. À la demande
écrite de quatre (4) membres ou plus, le président pourra convoquer une
rencontre extraordinaire à l’intérieur de deux (2) semaines. Un préavis d’une
réunion régulière ou extraordinaire doit être donné par le secrétaire à chaque
membre au moins cinq (5) jours avant la rencontre. Le quorum pour toute
transaction d’affaire lors d’une réunion de l’exécutif sera composé de six (6) membres
de l’exécutif dont un (1) devra être le président ou son délégué.
Article X – Responsabilités de l’exécutif
a) Président
Les tâches du président ne se limitent pas à la liste
ci-bas. Nous devons voir son rôle comme celui d’un président d’une ligue avec juridiction
sur toute l’organisation. Le président:
i) préside toutes
les réunions,
ii)
signe comme représentant de l’organisation,
iii)
représente l’organisation au district et à la ligue,
iv)
peut discipliner une équipe, les responsables
d’équipe, les joueurs, les parents et les membres de l’exécutif mais sa
décision devra être justifiée lors de la prochaine réunion,
v)
exerce toute responsabilité et pouvoirs de
l’exécutif lorsqu’il lui est impossible d’obtenir le vote de son exécutif lors
d’une situation d’urgence.
vi) nomme les différentes responsabilités
entre les directeurs de l’exécutif,
viii) délègue les responsabilités aux directeurs du comité
exécutif
b) Directeurs
Les directeurs devront se partager les responsabilités
déléguées par le président :
i) Vice-président
Durant l’absence ou
l’incapacité d’agir en tant que président, les responsabilités de ce dernier
peuvent être exercées par le vice-président. Le vice-président doit aussi assumer d’autres responsabilités,
prescrites par le président ou découlant de son mandat. Sans limiter la généralité du précédent, le
vice-président aura les pouvoirs du président en son absence.
ii) Le trésorier
doit:
1) garder des comptes complets
et exacts de toutes les recettes et les déboursements de l’organisation dans
les livres appropriés et doit, en temps et lieu, déposer toutes les sommes
d’argent au nom et au crédit de l’organisation dans une institution bancaire désignée
par l’exécutif;
2. soumettre à l’exécutif un
rapport mensuel des finances de l’organisation;
3. payer tous les comptes par
chèque. Tous les chèques doivent être signées par le trésorier et par le
président ou autre membre désigné par le président;
4. préparer un budget avec les dépenses anticipées pour la
prochaine saison et le présenter à l’exécutif pour son approbation;
5. présenter à l’assemblée
générale un rapport écrit au sujet des opérations financières de l’organisation
pour la saison en cours.
6.
Les états financiers devront être revus par la personne responsable
du district 3.
iii) Secrétaire
Le secrétaire doit assister à
toutes les réunions de l’exécutif et à l’assemblée générale de l’organisation
pour noter les faits et minutes des procédures et discussions dans les dossiers
appropriés. Il devra être responsable des dossiers, papiers, correspondance et
documentation appartenant à l’organisation et acquitter les responsabilités assignées
par le président.
iv) Responsable de la glace
Le responsable de la glace doit
assister au nom de l’organisation à toutes les réunions concernant la
distribution du temps de glace et doit assigner la glace aux équipes de
l’organisation sur une base équitable et aussi s’occuper de tout ce qui
concerne l’assignation de la glace avec la gérance des équipes. Il doit aussi
s’acquitter des autres responsabilités qui lui sont assignées par le président
v) Directeur
responsable des arbitres
Le directeur responsable des
arbitres aura les responsabilités suivantes:
1) travailler avec l’arbitre en chef des associations du district 3
pour identifier et développer les arbitres ayant les habilités et compétences
pour arbitrer des parties de niveau AA;
2) aider l’arbitre en chef du district 3 à émettre une liste d’arbitres pour le AA
3) aider l’arbitre en chef du district 3 avec l’assignation des arbitres
aux parties des Cobras;
4) aider l’arbitre en chef du district 3 avec la gérance de la supervision
des arbitres au niveau AA.
vi) Directeur des relations publiques
Le directeur des relations
publiques doit être un lien entre l’association de hockey mineur des Cobras et
les médias locaux ainsi que s’acquitter des autres responsabilités assignées
par le président.
vii) Responsable de
l’équipement
Le responsable de
l’équipement doit trouver des soumissions pour les vêtements des Cobras et
partager ses découvertes au comité exécutif et aux équipes des Cobras ainsi que
s’acquitter des autres responsabilités assignées par le président..
viii) Administrateur du site web
L’administrateur du site web doit maintenir le site web de
l’organisation tel que demandé par le president.
ix) Coordonateur des
événements spéciaux
Le coordonateur des événements
spéciaux doit:
1)
planifier, organiser et
superviser l’exécution des projets et des événements spéciaux;
2) former et superviser les
sous-comités des projets et des événements spéciaux et
3)
présenter un rapport des
projets et événements spéciaux à chacune des réunions régulières de l’exécutif.
x)
Registraire
Le registraire doit:
1)
procéder à l’enregistrement des membres,
joueurs, responsables d’équipe et des officiels de l’association et
2)
produire et maintenir les listes d’équipes à
date.
Article XI -
Protection de l’exécutif
Aucun membre de l’exécutif de l’organisation n’est
tenu responsable pour les actions, réceptions, négligences ou les défauts d’un
autre membre de l’exécutif pour avoir participé à n’importe quelle action pour
la conformité ou pour n’importe quelle perte, dommage ou frais associés à
l’organisation découlant d’une insuffisance ou d’un manque de titre de
n’importe quelle propriété acquise par l’organisation ou pour l’insuffisance de
n’importe quelle sécurité dans ou pour laquelle n’importe quel argent de
l’organisation sera placé ou investi ou pour n’importe quelle perte ou dommage
émanant de la décadence, insolvabilité ou acte tortueux de n’importe quelle
personne, firme ou société avec qui des argents, sécurités ou effets seront logés
ou déposés ou pour toute autre perte, dommage ou malchance pouvant arriver dans
l’exécution des responsabilités assignées à moins que cela n’arrive par son
propre acte injustifié ou par sa propre négligence
Article XII – Comité de discipline interne (Internal Discipline Committee)
Le comité de discipline interne est constitué du
vice-président et de quatre directeurs. Le comité de discipline entendra toutes
les causes et recommandera des actions à prendre à l’exécutif. Dans les cas où
une personne aura été disciplinée ou suspendue, cette personne pourra faire
appel au président du district 3 à l’intérieur de quarante-huit (48) heures, et
ce par écrit, notant les raisons de son appel. Le président décidera d’une date
pour entendre l’appel et pourra temporairement suspendre la décision de
l’exécutif jusqu’à ce qu’une rencontre soit tenue. Le coût d’un appel auprès du
président du district 3 est de 150$.
Article XIII – Comité de sélection des entraîneurs
L’exécutif doit établir un comité de sélection des
entraîneurs pour chaque saison d’hockey. Le comité sera présidé par le président
ou par son délégué. Ce comité sera responsable des entrevues avec les
postulants, du choix des positions d’entraîneurs à l’intérieur de
l’organisation et de soumettre ses recommandations à l’exécutif. Tous les
responsables d’équipe doivent recevoir l’approbation de l’exécutif.
Article XIV – Année
fiscale
L’année
fiscale de l’organisation se termine le 30 avril de chaque année.
Article XV – Lois, règles et règlements
a) Les joueurs
devront être inscrits et avoir payer les frais prescrits avant de pouvoir
jouer. Les frais seront payables en 3 versements aux dates spécifiées par
l’exécutif.
b) Les frais d’inscription seront déterminés par
l’exécutif.
c) N’importe quelle famille avec un joueur qui abandonne
l’organisation des Cobras avant d’avoir compléter les paiements requis pour la
saison complète sera tenu de payer 100 pour cent des frais de la saison pour
tous les joueurs de la famille dans les années ultérieures avant le début de la
saison régulière s’ils veulent jouer pour les Cobras. Les frais seront
non-remboursables. Cette condition peut être dérogée dans
des circonstances exceptionnelles si approuvée par le comité exécutif.
d) Une preuve d’âge devra être présentés lors de
l’inscription. N’importe quel joueur reconnu être au-dessus de l’âge permis
dans la catégorie dans laquelle il évolue sera automatiquement suspendu.
e) Toute équipe utilisant délibérément un joueur illégal
verra son entraîneur suspendu jusqu’à une rencontre officielle.
f) L’organisation recommande fortement que les
vestiaires soient nettoyés après chaque activité..
g) Tous les joueurs et gardiens de but doivent porter
un équipement de protection tel que stipulé par Hockey Canada.
h) Aucun joueur ne peut embarquer sur la glace pendant
que la surfaceuse (Zamboni) y est.
i) Tout incident avec un joueur dont la conduite est
trouvée préjudiciable au hockey sur ou hors de la glace doit être mentionné au président
par son entraîneur.
j) N’importe quel joueur ou responsable d’équipe avec
en sa possession ou sous l’influence d’un stupéfiant ou sous l’influence
d’alcool et dont les actions sont préjudiciables à cette organisation et au
hockey mineur sera suspendu et sujet à une audition formelle organisée par ce
comité.
k) L’organisation s’attend à ce que tout parent
inscrivant son enfant à une saison de hockey coopère avec l’organisation.
l) N’importe quel joueur inscrit avec l’organisation
et qui est trouvé coupable de volontairement falsifier une information sur
l’inscription sera suspendu.
m) Les camps d’essai de
l’organisation commencera au temps et au lieu décidés par le comité exécutif.
n) Toutes les pénalités majeures et les éjections de
la partie doivent être annoncés au responsable à l’intérieur de vingt-quatre
(24) heures.
o) Toutes les activités de levée de fonds doivent être
approuvées par le comité exécutif.
p) Un joueur ne peut pas recevoir de ses
commanditaires un montant supérieur à ses frais d’inscription et l’équipe ne
peut pas avoir des revenus de commanditaires plus élevés que le montant total
de frais d’inscription de son équipe.
q) Les équipes ne peuvent pas acheter des manteaux
et/ou casquettes autres que ceux approuvés par le comité exécutif.
r) Les entraîneurs sont responsables de s’assurer que
les règles et règlements soient suivis par les joueurs et par les responsables
de l’équipe.
s) Les équipes de l’organisation ne peuvent pas
utiliser un joueur affilié sans le consentement de son entraîneur.
t) C’est la responsabilité de l’entraîneur de
s’assurer que chaque joueur joue à son tour régulier sur son équipe.
u) Le comité exécutif peut augmenter la suspension
d’un joueur, d’une équipe ou d’un responsable d’équipe.
v) Le president déterminera si un membre est en
conflit d’intérêt.
w) Toute dépense de plus de 300$ doit être approuvée
par le comité exécutif avant le paiement de la dite somme.
x) À moins de se voir allouer une permission d’absence
par le président, n’importe quel membre de l’exécutif qui s’absente pour deux (2)
réunions consécutives du comité exécutif dans lequel il est membre peut voir sa
position déclarée vacante par le comité exécutif.
y) Le comité exécutif peut combler toute position
vacante jusqu’à la prochaine assemblée générale, moment où le directeur fait
face à une élection.
z) Les membres de l’exécutif ne sont pas rémunérés à
moins qu’une dépense raisonnable encourue par lui dans la performance de ses fonctions
pour l’organisation soit jugée nécessaire.
aa) Aucun entraîneur ayant un enfant sur l’équipe
Midget AA ne pourra être entraîneur de cette équipe à moins de circonstances
atténuantes et seulement avec l’approbation de 90% du comité.
ab) Aucun entraîneur ne pourra être entraîneur pour
plus de deux (2) années consécutives à moins de circonstances atténuantes et
seulement avec l’approbation de 90% du comité.
ac) Les allocations pour les dépenses des entraîneurs
seront (par équipe) :
- niveau
atome: $2000
- niveau
pee wee: $2500
- niveau
bantam: $3000
- niveau
midget: $3000
ad) Le livret des profils pour les besoins de levée de
fonds sera exclusivement pour le niveau midget.
ae) Tout argent de commandite remis à l’association
des Cobras ne sera remboursés sous aucune circonstance.
af) Lors de la formation de l’équipe (liste d’équipe
officielle) le premier paiement doit être acquitté avant de pouvoir jouer. Ce paiement représente un tiers du
montant total de l’inscription. Ce montant est non-remboursable.
Mise à jour avec les changements de l’AGM des Cobras
5 april, 2006